Najem instytucjonalny, czyli wynajem mieszkania od firmy. Kiedy to się opłaca i jak wygląda umowa najmu instytucjonalnego?

Najem instytucjonalny to jedna z trzech dozwolonych w Polsce form najmu, określonych w ustawie o ochronie praw lokatorów (obok najmu zwykłego i najmu okazjonalnego). Umowę najmu instytucjonalnego można zawrzeć tylko z przedsiębiorcą, a więc osobą lub firmą prowadzącą działalność gospodarczą związaną z wynajmem. Ta forma najmu dotyczy wyłącznie lokali mieszkalnych, nie może więc być stosowana np. w przypadku lokalu usługowego.

Najem instytucjonalny jest korzystny dla przedsiębiorców zarabiających na wynajmie lokali, ponieważ chroni ich prawa lepiej niż zwykła umowa najmu – umożliwia łatwiejszą eksmisję niepłacącej osoby z mieszkania czy domu, bez konieczności długiego oczekiwania na rozpatrzenie sprawy przez sąd. Z kolei z perspektywy lokatora najem instytucjonalny nie różni się zbytnio od tradycyjnego, a nawet ma nad nim pewną przewagę – nie trzeba się obawiać humorów właściciela, absurdalnych zasad dotyczących np. korzystania z pralki czy niespodziewanych podwyżek czynszu. Minusem może być jednak wyższy koszt takiego najmu, choć nie jest to regułą.

– Atutem tej formy umowy jest dobre zabezpieczenie interesów wynajmującego, a w kontekście podatkowym także możliwość skorzystania z pomniejszenia podstawy opodatkowania o ponoszone koszty – zaznacza Piotr Kula, Manager ds. Rozwoju Rynkowego Rendin Polska.

Umowa najmu instytucjonalnego jest zawsze zawierana na czas oznaczony (dowolnie długi). Co ważne, nie działa w tym wypadku art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego, czyli umowa najmu instytucjonalnego zawarta na okres dłuższy niż 10 lat nie przekształca się automatycznie w umowę na czas nieoznaczony (co ma miejsce w przypadku zwykłej umowy najmu). Umowa musi zawsze mieć formę pisemną, a wprowadzenie do niej jakichkolwiek zmian również musi się odbyć na piśmie. Taka umowa nie musi być zawarta z właścicielem mieszkania – w jego imieniu może ją podpisać np. specjalna firma zarządzająca najmem.

Żeby zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego, niezbędna jest wizyta u notariusza. Sama umowa nie będzie się znacznie różnić od zwykłej umowy najmu – powinna określać wszystkie najważniejsze kwestie związane z wynajmem, takie jak m.in.:

• adres i opis wynajmowanej nieruchomości,
• czas trwania umowy,
• określenie dopuszczalnego sposobu korzystania z lokalu,
• koszt najmu i zasady płacenia czynszu,
• wysokość kaucji i zasady jej zwrotu,
• zasady możliwych podwyżek czynszu i opłat.

Szczególnie ważny jest ten ostatni punkt, gdyż przy najmie instytucjonalnym ustawa daje wynajmującemu pełną swobodę w podnoszeniu czynszu. Strony powinny więc bardzo dokładnie ustalić w umowie, kiedy i o ile można podnosić czynsz.

Do umowy najmu instytucjonalnego lokator załącza oświadczenie w formie aktu notarialnego. W dokumencie tym stwierdza, że dobrowolnie poddaje się egzekucji oraz zobowiązuje się do opuszczenia wynajmowanego lokalu we wskazanym przez właściciela terminie. Oświadcza także, że jest świadomy, iż w razie konieczności opuszczenia wynajmowanego mieszkania nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego. Oznacza to, że w razie niepłacenia takiego lokatora można eksmitować znacznie szybciej i łatwiej.

Warto pamiętać o pewnych istotnych różnicach między najmem instytucjonalnym a okazjonalnym. Przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego najemca musi wskazać inny lokal, do którego przeniesie się w razie eksmisji, a także przedstawić zgodę od właściciela takiego zastępczego lokalu. W przypadku najmu instytucjonalnego nie ma takiego obowiązku, co dla właściciela oznacza mniej formalności. Warto też pamiętać, że właściciel lokalu nie musi zgłaszać zawartej umowy do naczelnika urzędu skarbowego, co jest wymagane przy najmie okazjonalnym.

Podobnie jak w przypadku innych typów najmu, tak i w tym wypadku właściciel lokalu może przy podpisywaniu umowy żądać od najemcy kaucji. Jak zaznaczono w ustawie, wysokość kaucji nie może przekroczyć 6-krotności miesięcznego czynszu najmu (uwzględnia się wysokość czynszu w dniu zawarcia umowy). Na jej zwrot wynajmujący ma miesiąc od chwili, gdy lokator opuści mieszkanie.

Co ważne, w przypadku umowy najmu instytucjonalnego kaucja może pełnić aż trzy role. Właściciel lokalu może z niej potrącić odpowiednią kwotę na:

• pokrycie kosztów naprawy szkód poczynionych przez lokatora,
• pokrycie kosztów eksmisji lokatora,
• pokrycie kosztów zaległego czynszu lub innych opłat.

Szczególnie ważny jest ostatni punkt: chodzi o sytuację, w której lokator zalega z opłatami. Właściciel może wtedy potrącić odpowiednią kwotę z kaucji. Co więcej, lokator ma następnie obowiązek uzupełnić kaucję do pełnej wysokości w terminie wskazanym w umowie. Rozwiązanie to chroni właściciela lokalu (który jest przedsiębiorcą) przed utratą płynności finansowej.

Jeśli umowa nie głosi inaczej, w przypadku najmu instytucjonalnego właściciel lokalu może pobierać od najemcy tylko czynsz i opłaty niezależne od właściciela (np. za wywóz śmieci). Wynajmujący ma też prawo podnosić lokatorowi czynsz na zasadach opisanych w umowie.

Umowa najmu instytucjonalnego samoistnie wygasa po upływie czasu, na jaki ją zawarto. Może też zostać wypowiedziana z przyczyn określonych w ustawie lub samej umowie (np. dlatego, że lokator przestał płacić czynsz, niszczy lokal albo podnajął go osobie trzeciej). Długość okresu wypowiedzenia powinny określać zapisy umowy. Jeśli lokator opuści mieszkanie we wskazanym terminie, wszystko toczy się normalnym torem. Jeśli najemca odmawia opuszczenia lokalu, właściciel może rozpocząć starania o przyspieszoną eksmisję.

Gdy najemca odmawia opuszczenia mieszkania, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone swoim urzędowo poświadczonym podpisem. Dokument ten musi zawierać przede wszystkim:

• wskazanie osób, których umowa dotyczy (wynajmującego i najemcy),
• dane na temat zawartej umowy oraz przyczynę jej rozwiązania,
• termin opróżnienia lokalu (nie krótszy niż 14 dni od chwili doręczenia pisma).

Jeżeli po upływie 14 dni lokator nadal nie opuścił zajmowanego mieszkania czy domu, wynajmujący udaje się do sądu i składa wniosek o o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, który lokator podpisał wraz z umową najmu. Do wniosku właściciel lokalu dołącza:

• żądanie opróżnienia lokalu oraz dowód, że został od doręczony najemcy albo wysłany mu przesyłką poleconą,
• dokument potwierdzający, że właściciel ma tytuł prawny do lokalu (np. akt własności).

Po rozpatrzeniu wniosku przez sąd komornik może już rozpocząć egzekucję. Tym samym właściciela lokalu omija uciążliwe postępowanie eksmisyjne przed sądem. Warto dodać, że za bezprawne zajmowanie lokalu właściciel ma prawo żądać od lokatora odszkodowania na zasadach opisanych w ustawie.