Odbiór domu krok po kroku. Jakie formalności trzeba załatwić?

Odbiór domu czy innego budynku to proces, który czeka każdego inwestora. Polskie prawo budowlane wyraźnie określa, jakie kroki formalne są niezbędne, żeby z obiektu można było zacząć normalnie korzystać. Warto przygotować się do tego etapu budowy z odpowiednim wyprzedzeniem – same formalności potrwają kilka tygodni, a gromadzenie niezbędnych dokumentów może zająć nawet kilka miesięcy.

Odbiór domu – procedura. Co dzieje się po zakończeniu prac budowlanych?

Zakończenie prac na budowie to moment, w którym inwestor może rozpocząć procedurę odbioru domu. Trzeba pamiętać, że wprowadzenie się do budynku przed dopełnieniem niezbędnych formalności wiąże się z wysoką karą finansową.

Żeby wszystko przebiegło pomyślnie, konieczna jest współpraca z doświadczonym kierownikiem budowy, który przygotowuje część wymaganych dokumentów oraz udziela informacji o wymaganych formalnościach. W razie wątpliwości informacji można też szukać u urzędników nadzoru budowlanego.

Zobacz: Jak wybrać dobrego kierownika budowy?

Odbiór budynku przebiega w następujących etapach:

• zakończenie prac na budowie i uporządkowanie placu budowy,
• zebranie koniecznych dokumentów,
• złożenie dokumentów w Inspektoracie Nadzoru Budowlanego,
• weryfikacja dokumentacji przez urzędników (plus ewentualnie uzupełnianie braków),
• kontrola urzędników na placu budowy (tylko w niektórych przypadkach),
• otrzymanie zgody na użytkowanie,
• przeprowadzka do budynku.

Po zakończeniu budowy inwestor w Polsce musi albo złożyć zawiadomienie o zakończeniu budowy, albo uzyskać pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego. Informacja o tym, która z tych opcji ma zastosowanie, znajduje się w pozwoleniu na budowę. Jeżeli takiej informacji nie ma, należy zapytać o to w nadzorze budowlanym. Obie opcje są do siebie podobne, różnią się jednak szczegółami.

Zawiadomienie o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego krok po kroku

Jeśli chodzi o odbiór domu, nieco prostszą procedurą jest złożenie zawiadomienia o zakończeniu budowy. Inwestor zaczyna od zebrania niezbędnych dokumentów – ich listę przedstawiono poniżej. Warto pamiętać, że nie zawsze będą wymagane wszystkie dokumenty z listy (np. pełnomocnictwo dotyczy tylko osób korzystających z pełnomocnika). Na komplet dokumentów składa się:

• zawiadomienie o zakończeniu budowy (oryginał),
• dziennik budowy z wpisem o zakończeniu budowy (oryginał),
• projekt techniczny z uwzględnieniem zmian (oryginał),
• oświadczenie kierownika budowy o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy (oryginał),
• oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych (oryginał) – jeśli dotyczy,
• protokoły badań i sprawdzeń (oryginał lub uwierzytelniona kopia),
• dokumentacja geodezyjna (oryginał lub uwierzytelniona kopia), sporządzona przez osobę wykonującą samodzielne funkcje w dziedzinie geodezji i kartografii oraz posiadającą odpowiednie uprawnienia zawodowe,
• potwierdzenie odbioru wykonanych przyłączy mediów (oryginał lub uwierzytelniona kopia),
• zaświadczenie potwierdzające spełnienie warunku nieodpłatnego przekazania na rzecz gminy zrealizowanej inwestycji uzupełniającej (oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• kopie rysunków z projektu budowlanego z naniesieniem zmian nieodstępujących w sposób istotny od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę (kopie) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Straży Pożarnej na rozpoczęcie użytkowania (oryginał) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej na rozpoczęcie użytkowania (oryginał) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie kierownika budowy o wykorzystaniu drogi lub sąsiedniej nieruchomości i oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych (oryginał) – jeśli dotyczy,
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej (do wglądu oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• pełnomocnictwo (oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (do wglądu oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy.

Znaczną część dokumentacji przygotowuje kierownik budowy. Na ten etap warto przeznaczyć od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Zawiadomienie o zakończeniu budowy domu – gdzie składać dokumenty?

Gdy dokumenty są już zebrane, należy je złożyć w Inspektoracie Nadzoru Budowlanego – tym samym, w którym inwestor uzyskał pozwolenie na budowę. W większości przypadków będzie to inspektorat powiatowy, a niekiedy – wojewódzki.

Urzędnicy sprawdzą kompletność dokumentacji i w razie braków w ciągu 7–14 dni wezwą inwestora do ich uzupełnienia we wskazanym terminie. Niedotrzymanie tego terminu oznacza odrzucenie zawiadomienia. Jeśli w dokumentach wszystko się zgadza, zawiadomienie zostaje przyjęte.

Przyjęcie zawiadomienia odbywa się na zasadzie milczącej zgody – jeżeli urzędnicy nie zgłoszą sprzeciwu w ciągu 14 dni od złożenia dokumentów, to uznaje się, że procedura została zakończona pomyślnie i do domu można się wprowadzać. Warto pamiętać, że jeśli inwestor musiał uzupełniać braki w dokumentacji, to okres 14 dni liczy się od daty dostarczenia ostatnich brakujących dokumentów.

Sprawdź: 11 popularnych mitów o fotowoltaice. Nie warto w nie wierzyć

– Nadzór nie musi w takim przypadku wysyłać ci żadnego pisma o zezwoleniu na użytkowanie. Ale może on, przed upływem terminu 14 dni, wydać ci z urzędu zaświadczenie o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu – informuje rządowa strona biznes.gov.pl.

Jeżeli urząd zgłosi sprzeciw, ale zrobi to po upływie 14 dni, to sprzeciw taki jest nieważny i procedurę zgłoszenia uznaje się za zakończoną. Trzeba jednak pamiętać, że decyduje data sprzeciwu (np. wysłania pisma), a nie dzień, w którym inwestor uzyskał informację o sprzeciwie (np. odebrał pismo). W razie wątpliwości najlepiej po upływie dwóch tygodni od złożenia dokumentów zadzwonić do nadzoru budowlanego i zapytać, czy można już korzystać z budynku.

Po zakończeniu sprawdzania dokumentacji urząd oddaje inwestorowi dziennik budowy, dokumentację geodezyjną oraz protokoły badań i sprawdzeń.

Sprzeciw wobec zawiadomienia o zakończeniu budowy? Możesz się odwołać

Może się zdarzyć, że inspektorat po przeanalizowaniu złożonych dokumentów zgłosi sprzeciw. Wówczas procedura zostaje przerwana i nie można się legalnie wprowadzić do wybudowanego domu. Inwestor może się wówczas odwołać – ma na to 14 dni od dnia, w którym otrzymał decyzję.

Odwoływać się może wyłącznie inwestor (a nie np. kierownik budowy). Odwołanie składa się w inspektoracie „wyższym stopniem" od tego, który wyraził sprzeciw. A zatem przykładowo w przypadku sprzeciwu ze strony inspektoratu powiatowego należy odwołać się do inspektoratu wojewódzkiego.

Przeprowadzka do wymarzonego domu jest dozwolona dopiero po dopełnieniu formalności. Inwestor, który zrobi to przedwcześnie, zapłaci wysoką karę.

Pozwolenie na użytkowanie domu – wymagane dokumenty

Druga procedura związana z odbiorem budynku, z jaką można się spotkać, to konieczność uzyskania pozwolenia na użytkowanie. Informacja o tym powinna być zawarta w pozwoleniu na budowę. Co więcej, inwestor może zdecydować, że woli uzyskać pozwolenie na użytkowanie zamiast dokonywać zawiadomienia o zakończeniu budowy – ma w tej kwestii pełną swobodę.

Formalności przy uzyskiwaniu pozwolenia są podobne jak przy dokonywaniu zawiadomienia. Bardzo podobna jest przede wszystkim lista wymaganych dokumentów:

• wniosek o wydanie pozwolenia na użytkowanie (oryginał),
• dziennik budowy z wpisem o zakończeniu budowy (oryginał),
• projekt techniczny z uwzględnieniem zmian (oryginał),
• oświadczenie kierownika budowy o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy (oryginał),
• oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych (oryginał) – jeśli dotyczy,
• protokoły badań i sprawdzeń (oryginał lub uwierzytelniona kopia),
• dokumentacja geodezyjna (oryginał lub uwierzytelniona kopia), sporządzona przez osobę wykonującą samodzielne funkcje w dziedzinie geodezji i kartografii oraz posiadającą odpowiednie uprawnienia zawodowe,
• potwierdzenie odbioru wykonanych przyłączy mediów (oryginał lub uwierzytelniona kopia),
• zaświadczenie potwierdzające spełnienie warunku nieodpłatnego przekazania na rzecz gminy zrealizowanej inwestycji uzupełniającej (oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• kopie rysunków z projektu budowlanego z naniesieniem zmian nieodstępujących w sposób istotny od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę (kopie) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Straży Pożarnej na rozpoczęcie użytkowania (oryginał) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie o braku sprzeciwu lub uwag ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej na rozpoczęcie użytkowania (oryginał) – jeśli dotyczy,
• oświadczenie kierownika budowy o wykorzystaniu drogi lub sąsiedniej nieruchomości i oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych (oryginał) – jeśli dotyczy,
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej (do wglądu oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• pełnomocnictwo (oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy,
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (do wglądu oryginał lub uwierzytelniona kopia) – jeśli dotyczy.

Komplet dokumentów, tak samo jak w przypadku zawiadomienia o zakończeniu budowy, składa się w tym samym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego, gdzie uzyskiwano pozwolenie na budowę.

Pozwolenie na użytkowanie domu – co po złożeniu dokumentów?

Urzędnicy nadzoru budowlanego przeanalizują dokumentację i w razie potrzeby zażądają uzupełnienia braków. Jeśli inwestor tego nie zrobi, wniosek o pozwolenie zostanie odrzucony, a cała procedura się wydłuży.

Jeśli kontrola dokumentów nie wykaże problemów, inwestor powinien otrzymać od urzędników pismo z informacją o terminie obowiązkowej kontroli. Urzędnicy mają na przeprowadzenie kontroli 21 dni od dnia złożenia kompletu dokumentacji. Kontrola ma na celu sprawdzenie, czy inwestor podczas budowy trzymał się ustaleń zawartych w pozwoleniu na budowę oraz w projekcie budowlanym. Warto wiedzieć, że niekiedy etap kontroli jest pomijany.

Przeczytaj: 13 najgłupszych błędów popełnianych przy budowie domu

Podczas kontroli zarówno inwestor, jak i kierownik budowy mają obowiązek być obecni. Po pomyślnym przebiegu kontroli urzędnik sporządzi protokół pokontrolny, którego jeden egzemplarz otrzyma inwestor. Dokument ten należy przechowywać przez cały okres istnienia budynku. Urzędnicy zwrócą też inwestorowi dziennik budowy, dokumentację geodezyjną oraz protokoły badań i sprawdzeń. Po kontroli inwestor otrzyma decyzję o pozwoleniu na użytkowanie i może wprowadzić się do nowego domu.

Co ważne, pozwolenie na użytkowanie domu może zostać wydane z różnymi zastrzeżeniami i wymogami. Przykładowo:

• urząd może stwierdzić, że udzieli pozwolenia dopiero wtedy, gdy inwestor wykona dodatkowe, wskazane przez urzędników prace budowlane;
• urząd może udzielić pozwolenia, jednocześnie zobowiązując inwestora do wykonania pewnych brakujących prac we wskazanym terminie.

Jeżeli nadzór budowlany nakaże inwestorowi przeprowadzić jakieś dodatkowe prace, to fakt ich zakończenia również trzeba będzie zgłosić urzędnikom.

W wyniku kontroli inspektor może też nałożyć na inwestora kary za stwierdzone nieprawidłowości. Jeśli inwestor uzna, że kary nałożono niesłusznie, może złożyć zażalenie. Nałożenie kar jest równoznaczne z odmową udzielenia pozwolenia na użytkowanie.