Często spotykamy się z sytuacją, gdy składamy wnioski lub petycje do odpowiedniego organu, a nasze pismo pozostaje bez odpowiedzi przez długi czasu. Możemy wtedy dowodzić, że urzędnik nie zachował przewidzianych przez ustawę terminów dotyczących wydania decyzji.
Zwłoka dobrze uzasadniona z przyczyn niezależnych od urzędnika
Organy mogą tłumaczyć opóźnienie w rozstrzygnięciu sprawy jako konsekwencje okoliczności od niego niezależnych – jednak te muszą rzeczywiście uzasadniać zwłokę.
Przykładowo, jeśli ubiegamy się o odszkodowanie z jakiegoś tytułu i nie dostajemy odpowiedzi, a organ uzasadnia zwłokę zbyt dużą liczbą wniosków o odszkodowania, która napływa w danym momencie – nie jest to odpowiednia przyczyna, która usprawiedliwiałaby opóźnienie postępowania. Zbyt duża liczba spraw, z jakimi muszą borykać się urzędnicy, nie tłumaczy ewentualnych opóźnień w terminowym rozpatrzeniu naszego wniosku.
Podobnie jest z zasłanianiem się kwestią finansową – przykładowo brak pieniędzy na pokrycie kosztów postępowania administracyjnego nie może być przez organ przedstawiony jako rzeczywista przeszkoda, która uniemożliwia rozstrzygnięcie sprawy w przewidzianym przez ustawę terminie.
Rozważania te znajdują swoje potwierdzenie w wyrokach sądowych – m.in. Sąd Administracyjny w Warszawie (sygnatura: I SAB/Wa 325/2010) lub poznański WSA (II SAB/Po 14/2008). Według tych orzecznictw za niezależną od organu przyczynę opóźnienia sprawy nie można uznać ani charakteru przedłożonej do urzędu sprawy, ani znacznej liczby akurat w danym momencie przeprowadzanych przez dany organ postepowań lub niewystarczającej liczby pracowników.
Z przepisu art. 35 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) wynika, że terminy załatwienia spraw określają czas efektywny, jakim dysponuje organ administracji publicznej załatwiający sprawę na jej rozpatrzenie i podjęcie decyzji. Do terminów tych nie zalicza się:
- terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności;
- okresów zawieszenia postępowania;
- okresów opóźnień powstałych z przyczyn powstałych z winy strony;
- okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu.
Okresy opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu, których nie wlicza się do terminów załatwiania spraw, to opóźnienia inne niż powstałe z winy strony, spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu. Mogą to być zarówno działania sił przyrody, jak i działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.
Jednak do terminów załatwienia spraw wlicza się także opóźnienia powstałe z winy organu prowadzącego postępowanie. Jak tłumaczy Bartosz Antos z portalu grunttozysk.pl zasięganie porady przez organ administracji u władz zwierzchnich, co do sposobu załatwienia sprawy, nie usprawiedliwia przekroczenia terminu jej załatwienia. Nie można przyjąć, aby w takiej sytuacji niezałatwienie sprawy w terminie następowało z przyczyny niezależnej od organu w rozumieniu art. 36 § 2 lub z przyczyny uzasadnionej w rozumieniu art. 38 k.p.a.
Zatem, do przyczyn niezależnych od organu, o których mowa w art. 35 § 5 k.p.a., nie należy zaliczać:
- zwłoki innego urzędu, który opóźnia nadesłanie do organu orzekającego odpowiedzi na wysłane pismo;
- oczekiwanie na nadesłanie akt administracyjnych przez inny urząd orzekający;
- przeprowadzenie uzupełniającego postępowania dowodowego przez organ niższej instancji.
W przypadku, gdy sytuacja wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego rozstrzygnięcie, co do zasady, powinno zostać wydane w ciągu miesiąca. Natomiast w sprawach bardziej skomplikowanych okres oczekiwania na wydania decyzji nie może przekroczyć dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Jeśli chodzi o postępowanie o charakterze odwoławczym załatwienie sprawy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
