Urząd, w którym należy złożyć deklarację, to urząd gminy lub miasta odpowiedni z uwagi na miejsce zamieszkania, a w przypadku stolicy – urząd dzielnicy.

Właściciele mieszkań i domów muszą zgłosić wszystkie źródła ciepła o mocy do 1 MW. Dokładną listę można znaleźć na stronie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego. W przypadku budynków wielorodzinnych deklarację składa zwykle zarządca budynku.

Zgłosić należy m.in. kocioł gazowy, kocioł na paliwo stałe, kominek, piec kaflowy, pompa ciepła, sieć ciepłownicza, gazowy podgrzewacz wody, koza, kuchnia węglowa, piecokuchnia, trzon kuchenny, promiennik gazowy i ogrzewanie elektryczne.

Jeśli właściciel mieszkania ma w nim indywidualne źródła ciepła (np. piec kaflowy, kominek), to musi sam zgłosić je do CEEB. Mógł też porozumieć się z zarządcą budynku i poprosić go, by zrobił to w jego imieniu.